Struktur Laporan

Struktur Laporan

Seperti halnya karangan pada umumnya, laporan harus disampaikan dalam bentuk dan struktur yang baik dan sistematis. Bentuk yang baik bertalian dengan teknik penulisan, sedangkan struktur bertalian dengan organisasinya. Oleh sebab itu struktur laporan terutama yang berbentuk buku, harus dilengkapi oleh unsur-unsur yang baku. Unsur-unsur struktur laporan yang umum berlaku dalam penyusunan laporan, antara lain :

1) Halaman judul

2) Daftar penyerahan

3) Daftar isi

4) Intisari atau abstrak

5) Pendahuluan

6) Isi laporan

7) Simpulan dan saran

8) Apendiks

9) Bibliografi

Format laporan

Format laporan pada umumnya memiliki unsur-unsur yang terbagi atas tiga bagian, yaitu:

1) Bagian awal

a) Halaman sampul (cover)

Halaman sampul (cover) memuat judul laporan, yaitu diletakkan ditengah halaman dengan bentuk dan ukuran huruf yang proporsional . Yang kedua adalah logo, lambang badan lembaga atau institusi, yaitu diletakkan di tengah asal judul dengan ukuran sesuai ketentuan. Di bawah judul dicantumkan nama krtua atau anggota tim pembuat laporan dan ditulis lengkap dengan atau tanpa gelar kesarjanaan. Selanjutnya adalah nama badan, lembaga atau institusi. Dan yang terakhir adalah tahun penulisan laporan.

b) Halaman judul

Halaman judul berisi hal-hal yang sama seperti halaman sampul (cover).

c) Halaman pengesahan

Halaman pengesahan antara lain memuat : Judul lapor, identitas laporan lengkap dengan daftar nama ketua dan anggota tim pembuat laporan dan tanggal pengesahan laporan yang ditandai oleh tanda tangan ketua tim pembuat laporan serta tanda tangan pimpinan badan, lembaga atau institusi.

d) Prakata

Prakata memuat penjelasan singkat latar belakang dan tujuan kegiatan yang dilaporkan. Selain itu, juga dicantumkan ucapan terimakasih kepada pihak (perorangan dan lembaga) tertentu yang membantu proses kegiatan sejak persiapan hingga penulisan laporan. Dalam prakata sedapat mungkin dihindari hal-hal yang bersifat ilmiah.

e) Daftar isi

Daftar isi memuat gambaran secara menyeluruh tentang isi laporan yang dapat menuntun pembaca apabila ingin melihat langsung bagian tertentu. Daftar isi memuat urutan judul, subjudul, dan subjudul-subjudul yang lebih kecil beserta nomor halaman.

f) Daftar tabel (jika ada)

Daftar tabel memuat urutan judul tabel serta nomor halaman.

g) Daftar gambar (jika ada)

Daftar gambar memuat urutan judul gambar dan nomor halaman.

h) Daftar Lampiran (jika ada)

Daftar lampiran memuat urutan judul lampiran dan nomor halaman.

1) Abstrak atau Intisari

Abstrak atau intisari ditulis bahasa Indonesia. Tulisan ini merupakan pembukaan laporan, yang umumnya tidak lebih dari lima ratus kata, spasi rapat, berisi : tujuan utama dan lingkup kegiatani, penjelasan singkat metode yang digunakan, ringkasan faktual hasil pelaksanaan kegiatan, dan simpulan utama.

2) Bagian Isi

a) Bab Pendahuluan

Pendahuluan memuat deskripsi latar belakang: alasan-alasan mengapa kegiatan yang dilakukan penting dan menarik. Rumusan masalah hendaknya dimasukkan ke dalam konteks atau teks dengan cara mengidentifikasi studi-studi yang relevan dalam kegiatan yang dilakukan. Selain itu, dalam bab ini juga dicantumkan rumusan tujuan kegiatan. Hal utama yang perlu dihindari dalam penyusunan pendahuluan adalah kecenderungan penulis laporan untuk membuat pendahuluan menjadi suatu ulasan (review) yang sangat panjang yang terlalu banyak mengulas bahan pustaka.

Struktur umum susunan subbab dalam bab pendahuluan terdiri atas latar belakang dan masalah, tujuan dan manfaat kegiatan, ruang lingkup kegiatan, metode dan langkah kerja kegiatan, landasan teori, dan sistematika penulisan laporan. Penjelasan ringkas berkenaan dengan uraian isi tiap-tiap subbab adalah latar belakang dan masalah, subbab ini memuat fakta, data, asumsi, statemen (pernyataan), dan informasi-informasi tertentu yang secara objektif dan rasional menjadi faktor-faktor penyebab pentingnya suatu kegiatan dilakukan. Faktor-faktor tersebut sekaligus merupakan alasan-alasan yang secara objektif dan rasional juga meyakinkan pembaca bahwa kegiatan tersebut penting dan menarik. Uraian subbab ini diakhiri dengan rumusan masalah yang jumlahnya bisa lebih dari satu. Lazimnya rumusan masalah tersebut dinyatakan secara eksplisit dalam bentuk kalimat pertanyaan, yang bersifat problematik.

Tujuan dan manfaat kegiatan, tujuan penelitian dirumuskan berdasarkan masalah-masalah yang ada sehngga rumusannya berkorelasi dengan rumusan masalah. Rumusan tujuan kegiatan dinyatakan secara eksplisit dalam formulasi kalimat yang operasional. Artinya, pemecahannya harus didasarkan pada parameter yang jelas, serta dapat dikerjakan dengan metode, teori, dan teknik tertentu.

Ruang lingkup kegiatan, subbab ruang lingkup memuat paparan tentang subjek dan objek kegiatan Juga memuat paparan aspek/segi/unsur kegiatan yang akan dilakukan, serta relevansinya dengan tujuan kegiatan.

Metode dan langkah kerja kegiatanSubbab ini merupakan bagian penting sebuah kegiatan. Dalam subbab ini diuraikan metode yang dipilih sesuai dengan tujuan kegiatan. Adapun langkah kerja kegiatan yang umum dilakukan didasarkan pada tahap-tahap umum sebuah kegiatan, yaitu tahap perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan penyajian laporan hasil kegiatan. Hal yang perlu diperhatian dalam pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut : Bentuk kegiatan hendaknya dijelaskan identifikasinya secara lengkap, Metode dan teknikl yang digunakan harus dijelaskan kaitan (relevansinya) dengan tujuan kegiatan, dan Langkah-langkah kegiatan hendaknya dijelaskan selengkap-lengkapnya tahapan kegiatan, serta rincian pelaksanaannya pada setiap tahap tersebut. Dalam hal ini adalah desain kegiatan.

Sistematika penulisan laporan Subbab sistematika penulisan laporan memuat urutan penyajian laporan proses dan hasil kegiatan secara ringkas dan sistematik. Diawali dengan bab 1 pendahuluan berikut subbab-subbabnya, kemudian bab 2 proses pelaksanaan kegiatan berikut subbab-subbabnya, dan begitu seterusnya hingga bab akhir berupa penutup, daftar pustaka, dan lampiran.

b) Bab pembahasan atau pelaksanaan kegiatan

Bab pembahasan/pelaksanaan kegiatan memuat seluruh proses pelaksanaan kegiatan, berupa uraian penerapan metode dan teknik pelaksanaan kegiatan sesuai dengan sasaran kegiatan. Caranya dengan memisahkan pembahasan/pelaksanaan kegiatan dalam beberapa bab terpisah sesuai dengan ruang lingkup kegiatan atau sasaran kegiatan

c) Bab Penutup

Bab ini terdiri dari subbab simpulan dan subbab saran yang dipaparkan secara terpisah. Simpulan merupakan pernyataan singkat dan tepat penjabaran proses dan hasil pembahasan/pelaksanaan kegiatan untuk menunjukkan pencapaian tujuan kegiatan. Penulisan simpulan disusun secara runtut sesuai urutan tahapan kegiatan. Dalam hal ini, simpulan yang merupakan jawaban terhadap masalah utama kegiatan hendaknya dipaparkan terlebih dahulu, baru kemudian secara berurutan dipaparkan simpulan-suimpulan lain sesuai derajat keutamaannya.

Saran disusun berdasarkan pertimbangan dan pengalaman penulis dan ditujukan kepada pihak lain, terutama penerima laporan, agar mendapat tanggapan lebih lanjut.

3) Bagian akhir

a) Daftar pustaka

Di bagian ini dicantumkan semua pustaka yang dirujuk sebagai referensi kegiatan. Tata cara penulisan daftar pustaka dimulai dengan nama pengarang yang disusun ke bawah menurut abjad. Dalam urutan ke bawah tidak ada perbedaan antara buku dan majalah/jurnal/bulletin, perbedaannya terletak pada penulisan huruf dan tanda bacanya. Hasil wawancara dapat digunakan sebagai daftar pustaka apabila telah ditranskripsikan dalam bentuk tulisan yang diberi judul. Adapun daftar pustaka yang bersumber dari internet cara penulisannya diatur secara khusus dalam tata tulis tersendiri. Pada umumnya urutan cara penulisan daftar pustaka untuk buku dan majalah adalah buku : nama pengarang, tahun penerbitan, judul buku, jilid, kota tempat penerbitan, dan nama penerbit. Judul buku menggunakan huruf miring (Italic), tanpa diapit tanda kutip. Majalah atau koran : nama pengarang, tahun penerbitan, judul tulisan, nama majalah, hari/minggu, tanggal, tahun terbit, nomor halaman, dan nomor kolom. Judul tulisan atau artikel ditulis dalam tanda kutip, nama majalah/koran ditulis dengan menggunakna huruf miring. Makalah : nama pengarang, tahun penulisan, judul makalah, nama kegiatan (seminar, diskusi, lokakarya, dan lain-lain), tanggal pelaksanaan kegiatan, institusi pelaksana kegiatan. Judul makalah ditulis dalam tanda kutip.

Artikel dalam kumpulan karangan : nama pengarang, tahun penerbitan, judul artikel, nama penyunting, judul kumpulan karangan, nama kota penerbitan, nama penerbit. Judul artikel ditulis dalam tanda kutip dan judul kumpulan karangan ditulis dengan huruf miring. Internet : nama pengarang, tahun penulisan, judul karangan, nama situs, tanggal/ bulan/ tahun, nomor halaman, judul karangan dalam tanda kutip, nama situs ditulis dengan munggunakan huruf miring.

Tidak semua bidang ilmu menganut cara penulisan daftar pustaka yang sama. Oleh karena itu, pembuat laporan hendaknya berkonsultasi dengan konsultan untuk menyesuaikan cara penulisan daftar pustaka dengan bidang ilmunya masing-masing.

b) Lampiran

Lampiran memuat materi yang bukan merupakan faktor utama dalam mengartikan hasil pelaksanaan kegiatan, sifatnya hanya melengkapi bagian utama laporan kegiatan. Lampiran harus tersedia apabila diperlukan pemeriksaan kembali terhadap analisis pelaksanaan kegiatan. Lampiran tidak perlu mencantumkan semua data bahan/materi/data yang terkumpul selama pelaksanaan kegiatan.

Menulis Laporan

Dalam kegiatan ilmiah akademik yang dimaksud laporan adalah dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau sedang diteliti dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil. Pengertian konseptualnya laporan adalah suatu cara komunikasi yang dilakukan seseorang (penulis laporan) untuk menyampaikan informasi kepada seseorang, badan atau lembaga karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Sebenarnya laporan merupakan suatu bentuk dokumen yang sangat bervariasi sehingga sulit diberikan suatu batasan pengertian yang jelas. Variasi-variasi itu dapat dalam bentuk angka-angka, isian formulir, surat, gambaran perkembangan suatu keadaan, dan ada pula yang berbentuk buku.

Laporan merupakan unsur yang sangat penting dan strategis dalam konteks komunikasi formal tertulis karena berkaitan dengan pemberitahuan, keputusan maupun kebijakan-kebijakan yang harus seringkali harus ditindaklanjuti. Oleh sebab itu, untuk memudahkan pemahaman isi (maksud dan tujuan) laporan bagi pembaca, pembuat laporan harus memperhatikan sungguh-sungguh tujuan pembuatan laporan.

Dasar-dasar Laporan

Sebuah laporan selalu bertolak dari dasar-dasar yang pasti, yaitu pihak yang memberi laporan, pihak yang menerima laporan serta sifat dan tujuan laporan. Dalam hal ini yang dimaksud pemberi laporan adalah pihak (bisa perseorangan, kelompok, atau badan/ lembaga tertentu) yang bertanggung jawab melaporkan proses dan hasil kegiatan yang sedang atau telah dikerjakan kepada pihak lain (bisa perseorangan, kelompok, atau badan/ lembaga tertentu), diminta maupun tidak diminta. Misalnya, seorang siswa melaporan proses dan hasil kegiatan praktikum mata pelajaran tertentu di laboratorium yang ditujukan kepada guru mata pelajaran yang bersangkutan; atau seorang mahasiswa melaporan proses dan hasil penelitian ilmiah sebagai tugas akhir dalam bentuk skripsi, tesis, atau disertasi yang ditujukan kepada pihak fakultas atau universitas.

Yang dimaksud penerima laporan adalah pihak (bisa perseorangan atau badan/ lembaga tertentu) yang menugasi pihak lain (bisa perseorangan, kelompok, atau badan/ lembaga tertentu) untuk melakukan suatu kegiatan tertentu sehingga pihak penugas perlu mendapat laporan atas proses dan hasil pelaksanaan tugas tersebut. Hubungan pertalian yang berbeda antara pelapor dan penerima laporan biasanya akan memberi warna yang berbeda pula dalam hal gaya, isi, dan tujuan laporan yang akan dibuat.

Tujuan Laporan

Yang dimaksud tujuan laporan adalah memerikan secara lengkap dan objektif proses dan hasil suatu kegiatan yang sedang atau telah dilaksanakan agar dapat dipahami, dimanfaatkan, atau ditindaklanjuti oleh seseorang atau badan/lembaga lain. Tujuan sebuah laporan sangat bergantung pada siatuasi yang ada antara pemberi dan penerima laporan. Apabila pemberi laporan ditugasi oleh pihak lain untuk melakukan kegiatan tertentu, maka tujuan laporan lebih ditentukan oleh penerima laporan sesuai tugas yang dibebankan tersebut. Sebaliknya, apabila pemberi laporan tidak sedang ditugasi oleh pihak lain, maka tujuan laporan ditentukan sendiri oleh pemberi laporan sesuai usulan yang diajukannya. Tujuan laporan pada umumnya ialah untuk :

1) Mengambil suatu keputusan

2) Untuk mengatasi atau memecahkan suatu masalah

3) Mengetahui perkembangan suatu keadaan

4) Menentukan langkah atau strategi memperbaiki suatu keadaan

5) Menemukan gejala atau fenomena suatu objek dan keadaan sehingga diperoleh langkah tepat atau strategis untuk mengatasi suatu permasalahan.

Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, pemberi laporan harus memperhatikan tujuan laporan yang dikehendaki, sehingga arah, ilustrasi, rincian, serta paparan proses dan hasil pelaksanaan kegiatan dapat tepat sebagaimana yang dikehendaki tujuan akhir laporan.

Sifat Laporan

Ukuran baik atau buruknya sebuah laporan sebenarnya bergantung pada keberhasilannya dalam memenuhi fungsinya, yakni memberi kejelasan dan mempersuasi pemikiran pembaca sebagaimana yang dikehendaki laporan tersebut. Untuk memenuhi fungsi tersebut, sebaiknya pemberi laporan memperhatikan secara seksama beberapa kriteria yang menunjukkan sifat-sifat sebuah laporan. Beberapa kriteria itu antara lain :

1) Bahasa harus baik dan benar, jelas, serta efektif

2) Isi harus urut dan sistematik

3) Fakta, data, dan bahan harus tepercaya

4) Harus mengandung imajinasi

5) Isi harus lengkap sesuai dengan ruang lingkupnya

6) Proses dan hasil pembahasan harus objektif

7) Pemerian laporan harus disajikan menarik.

Macam Laporan

Keraf dalam bukunya Komposisi: Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa menuliskan bahwa umumnya laporan dibuat sesuai kepentingan yang menyertainya. Ada laporan yang dibuat untuk kepentingan dunia usaha, kepentingan dunia pendidikan, pemerintahan, dan sebagainya. Bermacam-macam laporan itu digolong-golongkan sesuai dengan bentuk dan maksudnya. Bermacam-macam laporan itu antara lain :

1) Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

Laporan perkembangan (progress report) pada dasarnya berbeda dengan laporan keadaan (status report). Secara etimologis laporan perkembangan adalah suatu laporan yang bertujuan memerikan perkembangan suatu subjek atau objek pada saat tahap-tahap tertentu. Pemerian perkembangan itu bisa berupa perubahan, peningkatan, atau tahap-tahap tertentu yang telah tercapai. Adapun laporan keadaan berupa pemerian situasi dan kondisi subjek atau objek pada saat laporan itu dibuat. Dengan demikian, perbedaan dua bentuk laporan itu sebenarnya terletak pada aksentuasinya. Laporan perkembangan menitikberatkan pada apa yang sudah terjadi sejak permulaan sampai saat laporan itu dibuat, sedangkan laporan keadaan menitikberatkan pada kondisi yang ada akibat dari kejadian-kejadian yang berlangsung sejak permulaan hingga saat laporan itu dibuat.

2) Laporan Berkala

Laporan berkala disebut juga laporan periodik. Laporan berkala dibedakan dari laporan-laporan lain berdasarkan tujuannya. Laporan berkala adalah laporan yang dibuat dalam jangka waktu tertentu, misalnya laporan tahunan, tengah tahunan, atau lima (5) tahunan, dan seterusnya. Pada umumnya laporan ini dikaitkan dengan pelaksanaan kegiatan yang berupa projek sehingga formatnya lebih sering berupa daftar isian. Secara akumulatif laporan berkala ini menjadi bahan dasar laporan akhir.

 3) Laporan Laboratoris

Pembuatan laporan laboratoris bertujuan menyampaikan hasil percobaan atau penelitian yang dilakukan dalam laboratorium. Mengingat begitu banyak jenis laboratorium, maka format laporan ini sangat bervariasi bergantung pada format spesifik bidang ilmu penelitian atau percobaan. Format laporan laboratorium medik tentu berbeda dengan format laporan laboratorium industri, forensik, budaya, seni, dan sebagainya. Laporan laboratoris biasanya digunakan sebagai petunjuk teoritis dan teknis untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu.

4) Laporan Hasil Penelitian Ilmiah

Di antara bentuk-bentuk laporan yang ada, laporan hasil penelitian ilmiah ini bersifat lebih khusus, karena terikat oleh kaidah-kaidah baku, terutama dalam hal sistematika dan ragam bahasanya. Sistematika penulisan laporan ini merujuk pada ketentuan yang telah dibakukan dalam buku-buku pedoman penulisan karangan ilmiah yang banyak sekali ditulis orang. Kententuan-ketentuan yang terdapat dalam buku-buku pedoman itu prinsipnya tidak berbeda satu dengan lainnya. Kalau pun ada perbedaan biasanya terletak pada kelengkapan-kelengkapan laporan, bukan pada substansi dan tata urutnya. Kelengkapan-kelengkapan laporan yang berbeda itu misalnya halaman-halaman daftar, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Laporan penelitian ilmiah ini biasanya berupa laporan tugas akhir dari suatu institusi pendidikan, terutama di lingkungan pendidikan tinggi. Beberapa contoh laporan ini antara lain skripsi, tesis, disertasi, dan lain-lain.

5) Laporan Praktik Kerja

Dalam hal sistematika dan ragam bahasa yang digunakan antara laporan praktik kerja dan laporan penelitian ilmiah prinsipnya tidak berbeda. Yang agak berbeda antara keduanya adalah substansi dari sebagian isi. Dalam laporan praktik kerja terdapat bab yang berisi deskripsi objektif tentang situasi dan kondisi lingkungan tempat praktik kerja tersebut dilakukan, terutama menyangkut sejarah badan/lembaga/institusi dan gambaran fisik tempat yang bersangkutan.

Bentuk Penyajian Laporan

Menurut Keraf, perbedaan bentuk-bentuk penyajian laporan terletak pada format, sistematika, dan tujuan laporan. Berdasarkan tujuan pembuatan laporan sekurangnya-kurangnya terdapat lima bentuk penyajian laporan, antara lain :

1) Laporan formal

2) Laporan semiformal

3) Laporan prosiding

4) Laporan antara

5) Laporan akhir